In jedem Produktionsunternehmen mit regelmäßigem Auftragswechsel ist klar, wo die Musik spielt: in den Rüstzeiten. Die Zeit, die benötigt wird, um eine Maschine oder Produktionslinie von der Herstellung eines Produkts auf ein anderes umzustellen. Warum achten die Unternehmen in der Kommunikation und bei der Abstimmung von Vorgehensweisen nicht stärker auf diesen entscheidenden Faktor?

Wer von wenigen, vielleicht sogar immer gleichen Produkten lebt, braucht sich über die Rüstzeiten keine Gedanken zu machen. Vermutlich gehören dort spezialisierte oder entsprechend ausgestattete Maschinen zum Inventar. Wie groß die Produktvielfalt ist, hängt zum einen von der strategischen Ausrichtung des Unternehmens ab, zum anderen von den Möglichkeiten der entsprechenden Produktionsmittel.

Als die ersten Effekte des herannahenden Digitalisierungs-Tsunamis am Horizont erkennbar waren, ahnten Branchenkenner schon, dass es zwei Überlebenschancen geben würde: Spezialisieren auf wenige und ganz spezielle Dienstleistungen und Produkte oder eben das Gegenteil, also zum Generalisten zu werden. Bei Letzteren entscheiden nicht zuletzt die Rüstzeiten und -prozesse über Deckungsbeitrag und Ertrag.

Richtige Abstimmung fördert die Zusammenarbeit

Produktionsprozesse abzustimmen, ist Teil des Handwerks. Der andere Teil ist, sich zwischen unterschiedlichen Betriebsteilen, bei neuen Rahmenbedingungen oder Auftragsspezifika abzustimmen – oder wenn es um Unternehmensausrichtung, Marketingaussagen, Budgets, Chancen und Risiken geht.

Vielleicht ist es manchem Lesenden in den vergangenen Jahrzehnten aufgefallen, dass sich Rahmenbedingungen immer schneller ändern – genauso wie die wirtschaftlich relevanten, für den Unternehmenserfolg kritischen Krisen.

Sich untereinander abzustimmen bedeutet, miteinander zu kommunizieren und sicherzustellen, dass Handlungen, Pläne oder Meinungen aufeinander abgestimmt sind oder schlussendlich übereinstimmen. Dieser Prozess läuft auch im Zeitalter der Digitalisierung in der Regel zwischenmenschlich ab und fördert damit die Koordination und Zusammenarbeit, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Genauso, wie die Produktionsprozesse und ‑ketten aufeinander abgestimmt werden.

Dieser Abstimmungsbedarf ist permanent und erfolgsentscheidend. Also sollte er ebenso präzise und sorgsam überwacht ablaufen wie ein Produktionsprozess. Da fragen sich jetzt die Ersten: >Wo bleibt da die Flexibilität und Kreativität?< Genau diese ist die Herausforderung.

Tempo bei der Abstimmung ist Trumpf

Die Kunst ist, sich in Teams und Gruppen zügig abzustimmen. Flexibel bei Bedarf, kreativ der Herausforderungen angemessen sowie qualitätsgesichert und nachhaltig in der Umsetzung.

Vorweg: Wenn es um solide Ergebnisse und um gemeinsame Entscheidungen geht, plädiere ich für einen klaren, leicht zu integrierenden Ablauf, um sich abzustimmen.

1. Gemeinsam abstimmen, was zu klären ist:
   Was ist das Thema, was das Problem, wofür suchen wir eine Lösung, was stimmen wir ab, was entscheiden wir?
2. Rahmenbedingungen festlegen:
   Was sind die Grenzen der Lösungsmöglichkeiten, was darf die Lösung kosten, wie schnell sollte sie (mit Bordmitteln) machbar sein, was gilt es zu beachten?
3. Ideen sammeln:
   Welche (Teil-)Lösungen fallen uns dazu ein, was könnte man machen, wo könnte man ansetzen, wen könnte man einbeziehen und dazu holen, was wäre möglich?
4. Alle Ideen bewerten:
   Jede gesammelte Idee wird, nachdem sie erläutert und verstanden ist, von allen Beteiligten mit Einwandspunkten bewertet – noch bevor das Für und Wider diskutiert wurde. So wird ein Meinungsbild erzeugt.
5. Meinungsbild der versammelten Gruppenintelligenz:
   Das Meinungsbild zeigt, für welche Ideen und Lösungsansätze die größte Zustimmung herrscht im Team. Gibt zu diesen Ideen keine hohen Einwände (Gegenteil von Akzeptanz), kann sofort mit der Umsetzung begonnen werden.
6. Ergebnis, Beschlüsse, Aufgaben:
   Aus dem Meinungsbild werden die Ergebnisse plus gegebenenfalls Beschlüsse oder Beschlussempfehlungen formuliert und im besten Fall noch Aufgaben mit Fristen vergeben.

Mögliche Einwände im Vorfeld abklären

Oft höre ich: Es wirke so negativ, die Ideen mit Einwandspunkten zu bewerten. Doch genau darum geht es. Die Bedenken, Einwände und Widerstände gehören vorher auf den Tisch – etwa, wenn jemand bereits weiß, warum die Lösung nicht funktionieren kann.

In Diskussionen werden auch Für und Wider zu Ideen ausgetauscht. Nur führt dies häufig zu einem Hin und Her, in dem es ums Recht haben oder gar persönliche Eitelkeiten geht – und so kommt es zu Verzögerungen durch Diskussionen und im schlimmsten Fall zu Konflikten, was der Umsetzungsmotivation schadet.

Fazit

Abstimmungen und Entscheidungen sind für betriebliche Steuerung das, was Rüstzeiten im Produktionsprozess sind. Warum sollte man hier nicht mit der gleichen Sorgfalt vorgehen, Abstimmungsprozesse einführen, die sich obendrein noch unabhängig voneinander mit Online-Werkzeugen realisieren lassen? Die Methode ist in einem halben Tag vermittelt. Wer einen weiteren halben Tag in ein Kick-off-Event zu einer effektiven Entscheidungskultur investiert, bekommt zusätzlich noch konkrete Lösungen für Herausforderungen, die gerade anstehen.

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